Procedure

Van aanvraag naar beslissing

De behandeling van je aanvraag bestaat uit verschillende fasen. Hieronder vind je de verschillende stappen van het proces per fase beschreven.

De commissie probeert binnen 12 weken over elke aanvraag te beslissen. De aanvragen worden in principe behandeld op volgorde van binnenkomst. Dit kan betekenen dat de behandeling langer duurt wanneer er veel aanvragen zijn. Is dat het geval dan word je daarover altijd geïnformeerd.

Fase 1: Aanvraag

Nadat je een aanvraag via het digitale formulier op deze website hebt ingediend, wordt je aanvraag behandeld door een onafhankelijke commissie. Het secretariaat van deze commissie is ondergebracht bij het Centraal Bureau Klachtenmanagement in de Zorg (CBKZ) te Gorinchem. Na het indienen van je aanvraag ontvang je binnen 5 werkdagen  een ontvangstbevestiging.

Fase 2: Aanvraag

Na de ontvangstbevestiging zal de commissie beoordelen of zij voldoende stukken heeft om je aanvraag in behandeling te nemen. Wanneer er onvoldoende stukken zijn, zal de commissie je vragen om bepaalde stukken (indien mogelijk) alsnog op te sturen.

Na het verzamelen van de stukken, zal de commissie kijken of je aanvraag verder in behandeling kan worden genomen. Ze kijken of er aan de basiseisen wordt voldaan. Deze criteria vind je in de regeling (zie ook veelgestelde vragen ‘voor wie is de regeling bedoeld’). Zodra de commissie heeft besloten over deze zogeheten ontvankelijkheid krijg je een brief over het verder in behandeling nemen van je aanvraag. Er zijn dus twee uitkomsten mogelijk:

• de commissie beoordeelt je aanvraag als ontvankelijk en vervolgt de behandeling (zie fase 3); of
• de commissie stuurt je een brief waarin zij het voornemen uit om je aanvraag niet ontvankelijk te verklaren en dus niet verder in behandeling te nemen. Dan volgt eerst fase 2a.

Fase 2a: Voornemen tot niet in behandeling nemen

Als de commissie op grond van de stukken overweegt om je aanvraag niet verder in behandeling te nemen, ontvang je daarover een brief. In deze brief staat hoe je kunt reageren op dit voornemen. Je kunt namelijk aangeven het niet eens te zijn met het voornemen van de commissie. Het is van belang om daarbij aan te geven waarom je het er niet mee eens bent. De commissie zal dan nogmaals kijken naar je aanvraag en daarna een definitieve beslissing nemen over het behandelen van je aanvraag.

Wanneer de commissie definitief besluit je aanvraag alsnog niet verder in behandeling te nemen, wordt je aanvraag daarmee afgerond en helaas afgewezen. Wanneer de commissie besluit je aanvraag wel verder in behandeling te nemen, volgt fase 3.

Fase 3: Mondelinge behandeling

De commissie heeft je per brief laten weten dat je aanvraag inhoudelijk zal worden behandeld. Dit betekent dat de commissie graag wil luisteren naar je verhaal. Dit doet zij door je uit te nodigen voor een mondelinge behandeling. Uiterlijk vier weken voor deze mondelinge behandeling ontvang je een uitnodiging waar en wanneer je wordt verwacht.

De mondelinge behandeling is een gesprek waarbij je je verhaal kunt doen en de commissie vragen kan stellen om zich een beeld te vormen over de achtergronden van jouw verhaal en je aanvraag. Bij het gesprek zullen de drie commissieleden en een secretaris aanwezig zijn. Je kunt ervoor kiezen om iemand mee te nemen ter ondersteuning. De commissie verneemt dit graag van tevoren vanwege praktische redenen.

Fase 4: Beslissing

Na de mondelinge behandeling zal de commissie overleggen over jouw aanvraag. Ze bespreken of er in jouw situatie voldoende aanwijzingen zijn die het grensoverschrijdende gedrag aannemelijk maken. De commissie neemt vervolgens een beslissing of je aanvraag wordt toegewezen of afgewezen. Bij een toewijzing heb je recht op een tegemoetkoming als blijk van erkenning voor het leed dat je hebt ondergaan ten gevolge van grensoverschrijdend gedrag.

Als je bij een afwijzing vindt dat de commissie onzorgvuldig is geweest of haar beslissing niet voldoende heeft gemotiveerd, kun je in bezwaar gaan. Doe dat wel binnen 4 weken. Een volledig anders samengestelde commissie zal zich dan buigen over je bezwaar en een nieuwe beslissing nemen. Tegen deze beslissing staat geen bezwaar of beroep meer open.

Fase 5: Afhandeling

Je ontvangt uiterlijk binnen vier weken na de mondelinge behandeling een aangetekende brief van de commissie met daarin de beslissing op je aanvraag.

Wanneer het besluit is dat je aanvraag wordt toegekend, ontvang je binnen twee weken € 5.000 ter compensatie. De KNGU ontvangt een kopie van deze brief. Zij zorgen ervoor dat de compensatie binnen twee weken naar de bankrekening wordt overgemaakt die je bij het indienen van je aanvraag hebt toegestuurd.